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    伍方會議-一站式會議服務、活動策劃執行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

    如何應對會議中的各種變化--伍方會議認為大家都應該知道的

    發布時間:2012-04-04   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

    摘要:在這么多年的會議服務過程中,杭州伍方會議服務經歷了數百場會議現場的過程,在這些會議舉辦的過程中,難免都有可能發生一些與會者無法預測的事情,所以大家都應該要有個準備方案,為會議的圓滿舉辦做好充足的準備。

         8月20日-22日,在Viking酒店舉行了金融保險會議策劃人協會東北分會會議。在其中一次小組會議上,討論坦率而熱烈,話題是在這個不確定的年代如何為意外事件做安排的問題。小組中有4名成員,包括一名律師、一個安全專家、一個酒店銷售代表和一位高級會議策劃人。他們就諸多問題提出了自己的建議,包括合同語言、事前計劃以及現場緊急事件管理。阿曼德巴特提尼律師說嚴格執行不可預測條款是一個新興的趨勢。“法庭不會允許你逃避合同責任”,他說,“策劃人查看合同語言時,要確保合同中明確規定哪些特定狀況會迫使你取消一項活動,特定狀況包括流感、縱火和恐怖主義等。”這是非常重要的,因為各國在認定什么是災難方面會有“司法差異”,比如在歐洲,罷工是常見的事,不會被認定是取消會議的充足理由。

            合同規定非常關鍵,但是當會議被迫取消時,最明智的做法是“在沒有律師的情況下解決問題”,巴特提尼強調說,“要不惜一切避免訴訟”。

            小組和聽眾中的會議策劃人和酒店管理人都認同一點:關系決定一切。組員菲利斯康奈莉是波士頓自由共同集團的高級會議策劃人,她說:“9.11之后,我們的公司添加了新的不可預測條款,是一些我無需動用的條款。”她舉例說,一次會議原定在東南部的里茲-卡爾頓舉行。會議召開前,此地遭受了颶風的襲擊。但是,這次會議被順利地轉移到別處的一家里茲-卡爾頓酒店舉行,沒有任何訴訟。

            帕姆福格森是芝加哥里茲-卡爾頓酒店的保險銷售主管。他說一些酒店已經實施了若干政策,幫助會議策劃人應對災難事件。當一級颶風發生時,里茲-卡爾頓不僅會幫助重新安排會議場所,而且會退回5%的房費,把會議服務經理送往新的會議場所。福格森還建議策劃人詢問一下酒店是否有衛星電話,若有的話,即使其他所有的電話服務都出了故障,會議策劃人仍能夠與酒店安保人員保持聯絡。

            李奧米斯爾是寶成國土安全緊急事件管理的辦公室主管,他警告說,會議策劃人往往不去酒店進行實地考察,也不去與安保人員接洽。“你需要搞清楚一些基本的東西,比如火災警告程序,”他強調說,“因為舊系統和新系統并存,一家酒店與另一家酒店的系統也各不相同,因此你要決定的重要問題是:在有炸彈恐嚇時,是否會有策劃人或者安保人員來疏散人群?”

            米斯爾的竅門還包括:要準備一份與會者疏散單。單子上包括在緊急事件發生時,與會者應該去哪兒;為與會者的家人或朋友建立緊急事件聯系電話;查明緊急事件管理主管在會議地點的位置,他會有重要的聯絡信息,比如紅十字會,緊急運送服務的聯系方式等。他警告說“如果事先沒有這些信息,緊急事件發生時就會一片混亂。”

          所以,一場圓滿的會議應該要有一個圓滿的策劃,如果想法策劃都錯了,執行力越到位,就越南轅北轍,事與愿違,希望對大家能有所幫助。

          

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