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    伍方會議-一站式會議服務、活動策劃執行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

    2012會議會展組織時間表-杭州伍方會議為您細分250項任務

    發布時間:2012-03-25   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

    摘要:這個會議和展覽的日程時間表改編自一個項目管理的模板,杭州伍方會議把這個模板針對行業特性將工作進行細分如下:會議準備期為18個月。模板里有超過250項任務。
         這個會議和展覽的日程時間表改編自一個項目管理的模板,杭州伍方會議把這個模板針對行業特性將工作進行細分如下:會議準備期為18個月。模板里有超過250項任務。
    17-18個月倒計時
    * 設定目標,會議/展覽的日期、地點、主題以及形式。
    * 進行實地考察。
    * 設定初步預算。
    * 選擇貨運公司。
    * 商談酒店房價及租用時間,簽訂酒店合同。
    * 與航空公司商談機票事宜。
    * 選擇地陪公司。
    * 選擇公務車租賃公司。
    * 收集參展商名錄。
    * 設定注冊費用及政策。
    * 定義促銷戰略。
    * 準備展會的第一稿日程通知及新聞通稿。
    16個月倒計時
    * 安排保險責任范圍。
    * 設計會標及平面主題。
    * 挑選展會服務承包商。
    * 確定展覽場地租金。
    * 制定展會建筑平面圖。
    14-15個月倒計時
    * 邀請并確定關鍵演講者。
    * 確定初步餐飲需求。
    * 商談菜單及價格。
    * 如果需要的話,選擇翻譯設備。
    * 如果需要的話,發送出第一份參展商促銷信息。
    * 調整展會建筑平面圖(繼續之前的工作)。
    * 準備第一份會議聲明及促銷材料,并發送給可能與會的參展者。
    13個月倒計時
    * 了解演講者在音頻及視頻上的需求。
    6-7個月倒計時
    * 準備第二份促銷單,并發送給意向客戶。
    * 開始制作登記表格。
    4-5個月倒計時
    * 準備第三份促銷單,并發送給意向客戶。
    * 調整預算。
    * 確認音頻視頻及翻譯設備。
    * 分配演講者的發言地點及時間。
    2-3個月倒計時
    * 調整預算。
    * 在當地建立銀行賬戶。
    * 完成會議時間表和房間分配。
    * 選擇并與音頻視頻設備供應商簽約。
    * 制作并寄出參展商服務指南,包括音頻視頻申請表格。
    * 敲定餐飲時間表。
    * 如果需要的話,最后確定的翻譯人員和設備。
    * 確定會場的人手需求。
    * 確定安全需求。
    * 訂購會場所需的辦公及通訊設備。
    * 訂購標牌。
    * 編輯參展商名錄。
    * 在會場安裝登記所需的計算機。
    * 與酒店一同檢查流程及賬務相關的活動
    1個月到6周倒計時
    * 打印會議指南。
    * 打印工作手冊。
    * 向酒店遞交每日日程。
    * 制作名牌及門票。
    開會前3周到會議當日
    * 搭建現場辦公室。
    * 包裝并存放會議材料。
    * 準備注冊信息包。
    * 最后確認餐飲安排。
    * 進行會前現場準備。
    * 現場管理會議。
    會后
    * 包裝并存放材料。
    * 財務核對。
    * 評估執行情況

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