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    伍方會議-一站式會議服務、活動策劃執行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

    會務服務是什么

    發布時間:2021-08-03   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com
    會務服務是什么?對于會議我們應該不陌生,就算平時沒參加過,或多或少也聽說過,或則在我們所在的城市就會舉行大型會議活動。會務服務一般是指“為各類大、中型會議,展覽或團隊活動提供全程策劃執行的一個綜合性服務項目。會務服務包括:會務旅游、會務設備租賃、會場搭建布置、演出服務、會務禮品、出國考察、拓展活動、公共關系、會務策劃、禮儀服務”等眾多服務項目。在了解了會務服務的一些具體服務類型之后,對于會務的具體流程是什么樣子的,涉及到哪些環節,以及一些具體的流程,想必大家還是沒有一個清晰的概念。下面杭州會務公司小編就給大家介紹一下會務的流程有哪些,主要會涉及到的會務環節及相應流程,大家一起來看看吧!
     
    會務流程
     
    一、主要環節
    總結我們提供會議服務的經驗,一般而言,會議確定以及成功舉行,大多經過以下幾個環節:
    1、策劃
    提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、會議回執,我們過去的成功經驗,都將成為您成功舉辦會議的基礎。
    2、咨詢
    在此階段,主辦方需求的了解,將與主辦方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型場地、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。
    3、考察
    在雙方進一步取得互信后,會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。
    4、確定
    這個確定的時間需要耐心與細致,得一一推敲設想出流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。
    5、執行
    嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結束為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。
    6、結算
    雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。
     
    二、會議的相應流程
     
    會前服務
    1、與會議主辦方洽談。
    2、提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方。
    3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
    4、確定方案,簽訂合同,預付定金。
     
    會中服務
    1、會議接待:專人負責接機,車站的禮儀、火車站接站等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、紅毯等。
     
    會議接待簽到處
    ▲會議接待簽到處
    2、會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。
    3、會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
     
    會場燈光調試
    ▲會場燈光調試
    4、會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。
    5、會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(少數民族)的確認。
    6、會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
    7、會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
    8、會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
     
    會議代表合影留念
    ▲會議代表合影留念
     
    會后服務
    1、活動結束后的撤場流程
    2、會后的嘉賓旅行及吉他行程
    3、活動結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與客戶進行核對并結帳
    4、客戶資料收集回訪:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
    5、會后總結
    6、復盤
     
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    伍方會議——會議服務、活動策劃執行、年會策劃公司
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