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    活動策劃組織要素之分工屬性的人物——工作人員

    發布時間:2017-04-24   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

      活動分工是指參加活動的相關方為了活動的順利舉行,按不同技能或要求分別做各不相同而又互相補充的工作。

      工作人員是活動策劃中的核心與紐帶,他們因分工不同在活動中大概有三種分類:策劃執行人員、活動工作人員以及演職類人員。

      

    活動策劃組織要素之分工屬性的人物——工作人員 杭州伍方會議

     

      ?策劃執行人員

      策劃執行人員是活動的大腦。

      在活動正式立項之后,就會成立一個活動項目組。組織者是活動的總負責人,貫穿活動始終,也是活動項目組的組長,組員包括活動策劃人員、設計人員以及活動執行組負責人。

      所謂組織者,即領導者?;顒拥慕M織者是指策劃與實施活動,并對活動參與者施加心理影響,進而實現活動目標的核心人物。這一領導核心,在正式群體中通常是這個組織的領導者,在非正式群體中通常是自然產生的領頭人。

      在策劃活動中,組織者居于活動的中心地位,具有決策指揮。組織管理、協調控制的權利和權威,這種權利和權威是其只能的體現,并帶有明顯的系統性,構成領導職能體系。在活動中,組織者職能的系統包括:

     ?、贈Q策:所謂決策,是在對事物全面認識的前提下,為達到預定目標而采取的對策與方案?;顒記Q策是確立活動目標的行為,是活動組織者職能體系中的關鍵環節,影響并決定其他領導職能的發揮。它建立在調研基礎上,貫徹于領導行為的全過程,關系到整個活動的成敗得失。

     ?、诩睿杭钍峭ㄟ^滿足人們的需要而激發其內在動力,調動其積極性的一種領導行為,也是衡量領導行為是否有效的標準之一。在青年活動中,激勵方式主要有:目標激勵、物質激勵、精神激勵、榜樣激勵、參與激勵等。重視激勵行為的發揮,恰到好處地運用激勵方

      式,對于活動的實施具有重要意義。

     ?、蹍f調:協調的根本目的在于提高組織的整體效能,促進領導目標的實現。在策劃活動的實施過程中,組織者的協調是不可或缺的,具有舉足輕重的作用:它既是領導活動的各種相關因素互為補充,彼此促進的有效方式也是組織鞏固發展,群體和諧進步的重要保證。因

      此,協調能力的培養,是組織者的必修之課。

     ?、芸刂疲河捎诨顒拥臎Q策執行和目標實現是一個復雜多變的動態過程,因而必須對此動態過程實施有效的控制??刂剖腔顒咏M織者對整個領導過程的話駕馭和支配,其中既包括對群體成員的約束,也包括對領導自身偏差的糾正,還包括對活動目標的校正和活動細節的再處理等。

      在策劃活動的構成要素中,組織者的素質是最具決定性的。作為活動的領導核心,組織者要明確自身的領導職能,選擇正確的領導方式,注重發揮領導魅力,扮演好多重角色。

      

    活動策劃組織要素之分工屬性的人物——工作人員

     

      活動組織者既是活動的示范者、策動者、代言人,也是活動的參與者。在常態下,策劃活動組織人不僅進行活動前期的策劃醞釀,活動實施中的組織協調,活動結束后的分析評估等,而且其自身也往往是自始至終融入活動環境,感同身受體驗活動內容的一員,往往更是活動過程中最為活躍者之一。

      這與其他一般社會活動的組織者只參與策劃和指導,不直接介入活動有所不同。正因為策劃活動組織人始終融人活動之中,便可以根據活動的進展狀況隨時對活動做出必要調整和改進,這使活動不僅具有極強的可控性,而且有利于活動品質的提升,尤其是為未來活動的展開積累經驗。

      活動策劃人員是活動方案的提供者,他們與項目組織者一起完成對整個活動的方案指定和創意思路。他們也是活動項目前期最核心重要的人員之一,要求具有縝密的心思,統領全局的格局以及優秀的文案能力。

      

    活動策劃組織要素之分工屬性的人物——工作人員 伍方會議

     

      在現代職場中流行的一句話是"細節決定成敗",它同樣是一個優秀活動策劃者必須具備的本領之一。任何事情從量變到質變都不是一個短暫的過程,如果沒有持之以恒的"舉輕若重",做好每一個細節的務實精神,就達不到"舉重若輕"的境界。如果策劃者認為宏圖大略

      才是當務之急,那么此想法將會誘使他相信所有的細節不值得關注。但與此同時,也將有一大堆"小事"帶來 一連串麻煩,導致他的重大機會被破壞,直至化成泡影。對于一次活動,不管大小其基本程序一般人都能想到,而細節如果沒有注意或者處理不當,就會造成冷場甚至影響活動的正常進行,回想我們所辦的活動,有因為沒有預備節目而使活動"中場休息"的;有因為沒有評分標準而使評委感到茫然的;有因為膠帶的緣故而使會旗滑落的……雖然我們不可能使每次活動都萬無一失,但只要我們用心去做,還可以做得更好,因而填密的思維是活動盡可能少地出現失誤的保證。而且事實證明大家公認的高質量的活動都是注重細節,而其策劃者亦是心思填密的人。

      而一個好的創意或一個優秀的活動策劃方案,最終要靠語言和文字來表達才能被別人所接受和執行。在整個活動流程中,活動策劃人員充當的是"導演"兼"編劇"的角色,因而清晰的邏輯思路、修辭能力,以及聲調、胺體語言以及表情的搭配和基本文書書寫就顯得尤為重要。

      有了較強的語言表達能力,就為良好的溝通架起了橋巣,也為活動的成功奠定基礎。語言的簡明、連貫、得體是我們培養語言表達能力的基礎和核心,因而在日常的交際中大家都一定要注意這一點。與語言表達能力相比較,過硬的文字表達能力一方面有助于使活動更加

      有序合理,另一方面也能通過文字記錄社團歷史和積淀社團文化,從此意義上講文字表達能力更加重要。

      

    活動策劃組織要素之分工屬性的人物——工作人員 伍方會議

     

      設計人員是活動策劃團隊的高能輔助者,他們協同策劃人員,將創意從概念通過視覺表現發展成為最終的成品。他們往往具有較強的創意視覺表現力,掌握熟結的設計表現技巧,負責活動整體設計和宣傳設計。

      小貼士: 如果你需要印刷邀請函、宣傳冊等活動資料,如果時間不那么緊急,就不要拖廷到傍晚再聯絡你的印刷公司。一般24小時工作的印刷工廠在晚上安排的 大都是見習師傅,他們對印刷的校色這樣重要的環節比較沒有經驗,不要等拿到印刷成品之后才大嘆色度差別

      與預期不符。當然如果時間比較充裕的話,我們還是會建議你提前打樣確認。常規來說,菲林打樣是減少誤差和節省成本和時間的最佳選擇,也最接近印刷成品的效果。

      

    活動策劃組織要素之分工屬性的人物——工作人員 伍方會議

     

      活動執行負責人在項目前期就會參與到策劃階段,了解活動的創意核心,保障活動的整體呈現。

      他們是活動前期的參與者,卻是后期活動的主力軍!

      

    活動策劃組織要素之分工屬性的人物——工作人員 伍方會議

     

      策劃執行人員的工作主要有一下內容:

      a.收集活動信息和素材,準確和完整的表述信息內容及要求。

      b.必要將訊息匯總。組織,策劃,執行,設計等相關人員召開方案策劃會議。

      c.策劃會議結果整理成文本資料轉至策劃組合設計組開展工作。

      d.并且與各部門確定工作周期(初稿時間,成稿時間)和工作進度上交策劃方案以PPT文件。

      e.流程分解(預先進行流程假想)

      f.[細節描述(注重細節)。

      g. 費用預算(需進行大體估計)

      h.方案第一稿成形,策劃組與設計人員須與執行組排練(具體內容具體分析)。

      i.對于他人的修正意見,如有必要則組織策劃、設計與執行人員共同討論方案內容。

      j..設計過程中與市場人員保持隨時溝通,保證設計思路的準確和完整。

      k.設計完成后將設計稿打印上交。

      l.活動前一周必須確認所有方案表中的內容被確定落實,并再次檢漏

      m.活動前兩天組織彩排演練。

      n.活動前一天或者當天組織進行活動現場布置工作。

      o.活動前一小時進行最后一次設備調試工作。

      p.活動前一小時所有人員根據人員配置圖和分工明細表全部就位。

      q.活動執行過程中督導進行現場指揮和調控。

      r.活動結束后組織活動總結和評估。

      ?活動工作人員

      一切策劃最終都要靠行動來完成,而這種行動要求我們必須雷厲風行、勤奮務實,如果在工作中拖杳、懶散、工作沒人干或者不實干就勢必會影響活動的進程或者會扼殺一個好的活動的誕生。

      一個正常規格的活動一般需要六類活動工作人員,他們分別是活動總指揮(統籌人員)、物料人員、現場秩序人員、攝影人員、后勤人員以及機動人員。

      活動總指揮,是負責全面開展活動工作的人。

      "全面"小是事必躬親,看到事情就去做,想到哪里不合適了就去改,這樣的"指揮家"雖然不能否定他的個人能力,但是人的精力是有限的,作為現場活動的總導演,應該把最強的精力放到工作協調問題上讓相關負責人做到盡職盡責是最大的責任。

      而這個優秀的現場"導演"最應具備的就是組織管理能力,因為每一次活動涉及的活動宣傳、節目彩排、會場布置、物品籌備、邀請嘉賓等工作,不可能靠一個人來完成,這就要求活動總指揮人員具備較強的組織管理能力,能合理地分配時間、對人員能進行合理調配、對物品能進行妥善管理,特別是在用人上一是要揚長避短,合理使用。用人貴在"才取其長,用當所宜"。只有揚長避短,科學安排,合理使用,使每個成員的特長都能最大限度地發揮出來,才能調動其積極性,使其干起工作來,得心應手,易于開拓。二是充分信任,放手使用。用人不疑,疑人不用,對所有成員一視同仁,公正對待,不搞厚此薄彼。其實說到本質上把"用人問題’解決好了,其他問題都可迎刃而解??傊^強組織管理能力能使活動的一切程序都能按步驟、有條理地進行。

      物料人員是以活動物料的籌備、保管與調度為主的工作人員。

      我們將活動的物料簡單分為三類:布展物料、設備物料以及現場物料,他們分別對應的是布展人員、設備人員與倉管人員。除了常規的這三類人員,如果活動中需要大量的文本類資料還需要特別安排資料組人員,準們負責對接資料文件的準備與發放。

      小貼士:

      設各人員中的安裝調試人員需注意。燈光、音像設備安裝和展臺的搭建是一個同步的工作,相關人員應該提前到位 并了解展臺的布里,把活動要表達的外觀內容展示、媒體設備展示調試和安裝到最佳位里。在安裝完畢后,根據實際情況,可以考慮留下一部分安裝人員作技術支持。

      現場秩序人員,是基于活動流程在現場維護秩序,使活動中各方人員行動按活動進程有序開展的人員。他們往往也是活動工作人員中人數最多的群體。一般包括接待人員、簽到人員、禮儀人員、安保人員以及會務服務人員,除此之外,還有停車指引人員。

      活動現場秩序人員工作職責

      簽到人員

      管理現場嘉賓登記

      嘉賓登記完畢后發放禮品

      盡量維持登記秩序、穩定有序。以免使人流聚集

      接待人員向邀請嘉賓或觀眾介紹主要內容

      引領嘉賓或者觀眾進入休息區或與會區

      禮儀小姐負責派發活動資料

      負責發放小禮品

      引領嘉賓頒獎之類

      安保人員現場秩序的維護

      一般的問詢工作

      會場服務人員

      茶具飲品的準備

      茶水服務,以及觀眾和嘉賓的臨時要求的應答和處理

      停車指引人員協助嘉賓和來賓在指定區域停車

      并指引嘉賓和來客前往主會場方向入口位置

      攝影人員是活動方安排的攝像人員和攝影人員,主要為活動留下精彩瞬間和重要事件的畫面,不要認為活動邀請了媒體就可以不安排自己的攝影人員。

      后勤人員主要負責活動現場的工程監督,物品驗收,活動工作人員的考勤以及用餐安排,活動嘉賓、客戶以及相關人員的訂房訂餐事宜。他們一般還包含對活動現場所有物料的調劑與供給,是活動得以順利完成的重要保障人員。

      案例:寧波* * *協會換屆選舉大會項目前期人員組織擬案

      該會務由中國策劃研究院浙江分院權威機構全程策劃,浙江友聯盛業文化發展有限公司專業組織活動執行,保證了該會務從策劃、組織、籌備和執行上都更加專業、系統 高效、優質,有效且完整地突出會議的主題,呈現本次會議的最佳效果和影響力。會務工作專業性主

      要體現在以下幾個方面:

      備注

      當然任何一場會務的成功舉行,都離不開與主辦方的深入溝通和有效配合。

      

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