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展覽會是一個系統工程，從組展到展品運輸，再到展臺搭建，直到展覽本身，環環相扣，任何一環脫節，展會便無法順利進行。在整個展覽流程中，展覽運輸是一個打前戰的工作。
運前：事無巨細做準備
一些大型展覽會，組展商通常會指定一個運輸商作為其展覽會的運輸代理。品牌展覽會指定的往往也是服務好、信譽佳的運輸商。一個展覽會有國際展商，也有國內展商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸。組展商申請展會批文在海關備案時，會同時將運輸代理在海關備案。組展商委托了哪家運輸公司，海關才受理哪家公司的報關業務。
將貨物詳情告訴運輸商
參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸公司做展覽會的運輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運輸業務。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯絡，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標準、發貨日期、收貨人等項目列出，參展商應該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。
包裝箱的標簽要細致入微
在國內，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節都要寫清楚。
這些雖然是細節，但很容易產生麻煩。有的企業只寫展覽館的名稱，沒有寫展會名稱，就會耽誤運輸。比如北京國際展覽中心很大，經常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱不清楚，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。
企業名稱和日期也應明確。企業在公司所在地發貨經常會遇到這樣的情況，企業找的運輸商常常為了壓低成本，將貨物轉包出去。展品經常會被幾次轉包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統一發貨。由于幾經轉手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標簽上公司名稱不清楚，展覽會的運輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運輸時標簽的內容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。
一些大件設備，比如紡織機械等，基本都是大廠商生產的，他們參展通常會自己派車將貨物運到展覽會。如果不是自己運輸，展品包裝外的標識更要全面。這些方面，歐美國家比較規范。比如在較大設備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。因為在航空運輸貨物進不去艙門時，運輸人員如果看到不能倒放的標志，就不會倒放，而會建議該展品換飛機或者采取其他的運輸方式。
國際展商不能隨意選擇運輸商
一個展覽會有國際展商，也有國內展商。一些國際性的運輸公司，國際展商通常由其代理去與其聯絡。國際展商雖然可以選擇運輸商，但需要注意的是：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運，但是對屬于海關監管的展覽品的運輸，則不是任何公司都能被選擇的。按海關的規定，展品進來時暫時不收稅，因為展覽會閉幕后還要出境，在海關監管下保證這批貨不會在國內隨便賣掉，產生一些逃稅問題。而在眾多運輸公司中，目前，并不是每個公司都可以做這種監管運輸的業務。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。
