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    伍方會議-一站式會議服務、活動策劃執行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

    公司會議安排細則-杭州會議服務

    發布時間:2015-11-02   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com
    (一)會議分工
         會議應視情況明確設定秘書組、會務組、后勤醫療組、保衛組等工作組,重要會議可設專職服務員,并請后勤、保衛等人員做好治安、救護、餐衛等項工作。
         1、秘書組
         其主要任務是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作,并協助會務組做好相應工作。
         2、會務組
         其主要任務是負責會議會務工作,包括:(1)下達會議通知;(2)負責報道登記,發放入場證件、紀念品和會議相關材料等;(3)迎送、接待主講人,負責食宿安排;(4)支付各類費用;(5)財務結算。
         3、保衛組組織人員對會場進行安全檢查,疏通通道,開啟安全門等,同時協助會務組做好相應工作。
         4、后勤醫療組:做好會議期間人員的應急醫療工作。
         在整體運作過程中秘書組、會務組等各司其職,但又需要默契配合,互相支援,形成一個整體,保證會議順利進行。
         (二)會議通知
         1、通知應簡明準確,主要包括會議內容、參會人員范圍、時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯系人及電話等。
         2、通知發出后,應即落實有關負責人是否收到,并統計好參會人數。若需報名單,則要注意統計姓名、性別、職務等項。
         3、大型會議應當印制會議指南。內容包括參會人員及會務人員的姓名、單位、職務、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內容。(會議秩序冊應在參會人員報到時發放)
         4、需分組座談的,應指定座談地點、召集人等。
         (三)會議材料準備
         1、會議材料準備包括領導講話、主持詞、典型發言、會議議程等。應注意材料的數量、篇幅與會議時間安排一致。會議材料均應經相關領導閱知,會前送交講話者本人。
         2、會務人員應對材料的印刷、裝訂把好關,應注意是否齊全。如有可能,會務人員應與相關處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的,均應盡量滿足其要求。
         (四)會場布置
         會場布置應包括以下各項:落實會場場地、會標懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設備、飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調設備及安全出入等。(要做好后備電源、擴音設備及值班電工等應急安排)
         1、會場布置形式
         會場布置形式可根據會議的內容、發言人及參會人員數量而定。會議內容主要為傳達文件,而發言人數量較少、參會人數又較多時,宜采取分排式就座。座談或聽取匯報的會議,宜采取圓桌式就座。
         2、座次排列
         座位的順序一般以座位的面向為準,先中間,后左、右,依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴格要求。一般規律應是:
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