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是什么讓某次會議顯得與眾不同？并非錢花得越多越好，關鍵是它給與會者留下了多少真正值得回憶的體驗。
許多成功的會議都不遺余力地營造一個總主題，并通過標志、活動、演講者等途徑予以體現且不斷強化，試圖給與會者留下一個貫穿會議始終的整體感受。
為什么不更進一步，把會議的內容和情緒融入你事先策劃好的精彩瞬間，從而使與會者記憶更為深刻？充分利用嗅覺、味覺、聽覺、視覺，甚至“觸覺”的體驗，讓與會者把你希望通過此次會議傳達的信息帶回家去。這樣，與會者就更有可能向他人大聲贊揚你的會議。
評估感官體驗
為了讓會議達到最佳效果，你應該對曝光給與會者而形成的一切“影像”來一次“檢查”，包括開會之前發出的通知郵件及聯系人信息、會議本身，以及會后的各種強化信息等。
競選活動中的“助選人員”常常會把活動的所有細節都事先演練一遍，看看是否有可能失誤的地方（無論是濕滑的臺階還是照相的背景）。會議策劃方及負責人也應該像他們那樣，在自己的頭腦中想象與會者可能會碰到的各種細節問題。
為了達到最佳的視覺效果，你應該向酒店及其會議中心的員工，索要酒店在不同場合下所使用的顏色及圖案的照片，比如休息、就餐、會議等等。你要實地考察并記錄下這些顏色及圖案的各種組合方案，使會議的主題顏色和圖像能夠與它們相符甚至互補。
為了確保噪音不會打擾與會者的情緒，你應該向會議舉辦地的員工詢問哪里的背景噪音可能最大。這些噪音可能來自酒店自有音樂、其他會議、機器設備、備餐或者是酒店之外。
同時，不要忘了與會者感官方面的其他問題，如：廚房和備餐區的氣味會飄向哪里？走道鋪有地毯嗎？地毯的舒適度如何，是厚的還是薄的？會議舉辦地的標志夠大嗎？容易理解嗎？會議室的座椅感覺如何？有沒有足夠多的舒適區域讓人們在會議活動之間休息和聊天？會議室白天的自然光線如何（自然光線充足有利于提高與會者的情緒）？
劃分感官體驗
如果與會者坐飛機來參加會議，你要事先驅車沿著他們從離開機場到會議結束回到機場的路走一遭，注意觀察他們在逗留期間可能感受到的各種讓人欣喜（或是噩夢般）的經歷。
借鑒一下廣告公司創作電視廣告時使用的情節串連圖板，是一個相當不錯的主意。把會議的“情節”，即與會者的不同經歷，按照會前、會中、會后的三部曲結構描繪出來。
接著，按照會議的前后順序，對與會者的每次體驗進行簡短的描述，并且標明這是一次怎樣的體驗，是積極的、消極的，還是中性的體驗。
例如，一次積極的體驗可以是：在會議的開幕晚會上抓拍與會者的照片，貼在帶有會議主題的告示板上；還可以用釣魚線穿起來，懸掛在第二天早上用餐的自助餐廳內，作為紀念品讓與會者帶走。
一次消極的體驗可能是：與會者必須走過會議室之間長長的走道。
中性的體驗可能是：那些按照傳統的方式裝飾的酒店客房。
多重感官體驗
寫下與會者可能看到、聽到、聞到、嘗到或接觸到的任何事物。想一想：每次體驗你能加入多少種感覺，才給與會者留下更為積極的印象？
嘗試著創造一些“低技術含量”的感覺體驗，例如鼓勵與會者更多的互相接觸，增加與會者通過握手或互報姓名進行介紹的機會。
20世紀90年代末曾經做過這樣一個實驗：二組人參加了同樣的公開活動，不同的只是其中一組人在3個小時的活動中有過2次“安全”接觸（握手、搭手等）。與“沒有接觸”的小組相比，有過“接觸”的小組認為活動主辦方的工作人員更加能干、服務周到且外表出眾。
也可以嘗試一些稍帶技術含量的感覺體驗。例如給會議室各個場所注入的香味，要與演講者和會議主題保持一致?；蛘咴谖绮颓伴L達40分鐘的重要發言過程中，逐漸將香味從檸檬過渡到橙子然后再到防曬露的味道。發放的講義也可以帶有淡淡的香味，與會議的基調相匹配。當今的科技可以做到加入清新、放松或振奮的香味，不會令人產生過敏反應。
會議的策劃人和負責人應該將其會議看作是一臺戲劇，他們必須考慮看戲的人在醒著的每一秒鐘所感受到的各種經歷。這樣做的好處是，你可以在不增加成本的情況下，僅對計劃稍做調整就能夠給與會者帶來更多的積極體驗。
應對消極體驗
對于會議室之間的長長的、沉悶的走道，或者類似的“消極”體驗，你可以采取相應方式激發與會者的興趣和熱情，比如在墻壁上粘貼相互關聯的信息。
在去餐廳的過道上，可以讓大家猜一猜是誰獲得了大獎，或者誰是晚宴上的特別嘉賓。如果是從會議室到貿易展示區的路上，指示牌上可以出一些由參展商贊助的知識競賽題，答對的與會者則可以參加抽獎，等等。這樣，走在長長的走道上，感到很快就走完了。
在會議開始前，可以向潛在與會者寄出一系列明信片（隨著會議的臨近，寄送的頻率也越來越頻繁），提醒他們參加這次會議的原因，并促使他們早點報名。
例如，如果會議的舉辦地是一個陽光明媚的地方，那么寄出的明信片可以是在藍天白云、陽光海灘的背景圖片上，寫下讓與會者準備好接受陽光的熱情擁抱等文字?？ㄆ线€可以加入椰油防曬露的味道。同時發送相關主題的電子郵件，讓與會者訪問你的網站預覽會議的內容。
