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    怎樣避免會議活動超出預算——杭州會議服務

    發布時間:2015-04-01   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

    首先,會議策劃者應當清楚會議的目的,因為這一條是制定會議預算的基礎。會議策劃者,要明白企業以及參會者想從會議中得到什么,并以此來安排會議目的地、會議日程以及會議花費等。

    一旦會議的目的確立之后,評價會議的需求就成了關鍵,例如,場地面積要求、會議日程和功能規劃,以及會議放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預算產生影響。

    會議策劃者需要熟悉會議客人,如果他們的級別較高,成本可能就會更高一些。特別的需求,例如餐飲需要,會影響餐飲成本??腿藗儊碜阅睦飼绊懙綍h的地點的選擇,當然也會影響到成本。在收集了以上信息之后,會議策劃者應當起草一個預算計劃,以幫助計算收入和支出?;仡櫼幌律弦粚脮h的歷史,如果有的話,就有助于降低會議相關的成本。

    會議花費一般分為以下幾個部分,包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中,預算策劃應該包括3個欄目:一是預期投入,二是實際花費,三是這兩者之間的差額。“是否具體按照以上三點來做并不重要,重要的是要明白你關注的是會議成本的底線。”在每一個開支項目中,把與會議開支相關的內容都找出來,包括所有的稅款、展覽費用、服務費用、贈品費用,以及一些附加費用,例如高爾夫俱樂部的租金等。

    如果說會議可以帶來收入,例如贊助收入,她建議制作一個收入數據表格。當然,只有在會后才能知道精確的數字,一般需要留出10%左右的預算作為不可預見開支。

    防止突破預算的20種方法:

    1、限制有權簽字人的數量。

    2、如果使用量較大,不妨租賃一臺傳真機或者是復印機。

    3、相同的房間安排相同的AV配置。

    4、聯系已在該城鎮里演出的娛樂明星為本次會議演出。

    5、使用你自己的活動掛圖和標記。

    6、提供普通早餐。

    7、縮短接待時間。

    8、通過消費量來預訂餐飲,而不是以平均每人消耗的數量來計算。

    9、減少晚宴上菜點的數量。

    10、提供清淡午餐。

    11、有必要的時候提供盒裝午餐。

    12、通過談判壓低會務組及演講人客房的費用。

    13、聘請地方的演講者。

    14、為就餐尋找贊助。

    15、使用循環利用的徽章。

    16、雇用學生服務人員。

    17、組織由參會代表自行承擔費用的交流晚宴。

    18、預訂優惠時期或者非高峰時期的場所。

    19、就餐采用“隨身管家”服務。

    20、務必在當地城市印刷材料,以減少運費。

    資料整理:杭州伍方會議服務有限公司

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