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    看完這些輕松應對會議突發狀況

    發布時間:2014-07-14   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

     

    會議的突發情況會給會務人員造成被動,如果會務人員不能及時從容應對,勢必造成慌亂和差錯,影響會議的效果。杭州伍方會議服務有限公司堅持防患于未然,保證了每次會議的勝利召開和圓滿落幕。
    一、樹立應變意識,制定縝密方案。
    在會議的組織服務中,我們在跟進過程中不斷完善會務方案,防止出現“萬一”。成功應對會議突發情況靠的是會務人員對會務工作的縝密考慮。每次召開大型會議前,我們都召開會務工作會議,就會議組織服務工作進行認真研究討論。根據會議內容、議題、議程、會期長短以及人員多少,明確會議的要求,制定詳細的會務工作方案。對規格高、規模大、人員多的大型會議,我們還從交通安全、車輛停放、供水供電、衛生安全等各個方面制定出具體方案。如有觀摩考察活動,我們則提前對參觀觀摩路線反復踩點,準確掌握觀摩具體線路行程及觀摩點情況。在觀摩活動中,由會務人員打好前站,一旦出現突發情況能及時處置。
    二、做好防范準備,提高應變能力。
    大型會議和活動會期長、規模大、人員多,會議期間活動較多,不可預期的因素也多,往往容易在細節上出現差錯。會務人員必須做好突發情況的應對準備,保證臨變不驚、處變不亂。在會議組織服務中,我們積累了以下四點經驗:
    1.名牌多備。出席會議的領導在會前發生變化是會務服務中經常遇到的問題。在會議服務中我們都在會前核對落實出席領導是否有變。會前10分鐘還沒到的,及時和領導秘書、司機聯系,予以提醒,落實情況。同時,制作多套領導名牌,每套專箱保存,每次會議都帶齊所有原擬定參加會議領導的名牌,對會前變更出席領導的,能及時更換。
    2.材料備份。每次會議前,在領導講話或會議材料定稿之后,我們在提前送交有關領導及秘書的同時,會務人員另外各好一份講話稿和會議材料。一旦發生出席領導因特殊情況忘帶材料的情況,能及時送交領導。
    3.會前查驗。會議準備工作就緒后,我們都在會前對會場布置、會標掛制、材料分發和話筒音響等各個環節逐一進行查驗,“吹毛求疵”,保證不出任何差錯。
    4.及時匯報。專題會議或小范圍會議,我們在通知會議時均要求參加會議單位回復參會人員名單,確認單位主要領導能否參會,對單位主要領導不能參加會議的及時向安排會議的領導匯報,以便及時調整參會人員或調整會議時間。
    三、加強溝通協調,確保信息暢通
    會務人員對整個會議組織服務工作的了解掌握程度以及會務人員之間信息能否及時溝通,是保證會議不出差錯、不出問題的關鍵,也是及時應對會議突變情況的保證。
    1.加強溝通。我們除印發會務工作方案,明確各個會務工作組的職責任務、工作標準要求外,還印發會務人員詳細分工及聯絡表,便于每個會務組互相溝通、了解情況。
    2.注重銜接。在大型會議和活動組織服務中,我們注重加強各工作組之間的工作銜接。一方面根據需要,及時召開會務各工作組碰頭會,通報各組工作情況,分析會務工作中存在的問題。另一方面在會議議程、時間地點、參會人員、出席領導等發生變化時,及時向各工作組和會務人員通報,保證信息及時暢通。
    3.綜合協調。大型會議涉及的服務單位多,特別是一些重大活動往往涉及信訪、城建、交通、公安、衛生、電力等多個部門,要保證突發情況的及時處理,必須加強各個部門的協調。
    資料整理:杭州伍方會議服務有限公司
    編輯人:靜靜
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