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    伍方會議-一站式會議服務、活動策劃執行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

    會議接待流程

    發布時間:2014-05-27   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

     

     會議接待流程是一次會議的成功開始,最關鍵的就在會議接待的環節。必須安排好會議接待的人員、會議接待的場所、會議接待時所需要的各種物品。
     會前工作:
    1、與會議主辦者洽談。
    2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
    3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
    4、與會議主辦者確認會議接待方案。
    5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。
    6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
    7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
    8、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)
     會中工作:
    9、機場、碼頭、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。
    10、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料,來客接待。
    11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
    12、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間,確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
    13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
    14、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
    15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。
    16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
    17、確認特殊客人(含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
    18、協調會議期間的交通工具的安排。
    19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
     會后工作:
    20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
    21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
    22、與會議主辦者的費用結算工作。
    23、歡送代表工作。

    會議接待禮儀

    根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同,對會議的組織方法,禮儀要求也不同。

    首先是會議的籌備工作。
    ●根據會議規模,確定接待規格。

    ●發放會議通知和會議日程。

    會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
    會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。
    ●選擇會場。
    選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:
    第一:大小要適中。會場太大,人數太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。”
    第二:地點要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。
    第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為“上次會議是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。
    第四:要有停車場?,F代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。
    ●會場的布置。
    會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
    一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語??稍跁鰞葦[放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗干凈,擺放美觀、統一。
    坐席的配置要是和會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:
    ①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
    ②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。
    ③教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。
    ●準備會議資料。
    會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發言準備。
    會議前的接待禮儀。
    ●會前檢查。
    這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
    ●提前進入接待崗位。
    接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
    ①簽到。設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
    ②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
    ③接待。與會者坐下后,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。
    會議中的服務禮儀
    會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。
    ●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者,以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面,手指不能因在北口上,不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水準確倒入杯里,不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯,應不動聲色地盡快處理,不能驚動其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。
    ●其他服務會議按擬定的程序進行,應緊湊,不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”,做好各項準備工作。如,會議進行第一項:全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如,大會宣布辦法榮譽證書,組織人員應迅速將受獎人員排好隊,禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將證書一一遞上,由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊,必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練,避免會場上出現混亂。
    如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事,服務人員應走到他身邊,輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導,最好用字條傳遞通知,避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。
    ●做好會后服務的準備。會議進行之中,就應為會后服務做好準備。如,會后要照相,就應提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影的準備。另外,會后的用車也應在會議結束前妥善安排。
    會后服務
    會議結束后,全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
    ●組織活動會議結束后,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。
    ●送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。
    ●清理會議文件 ①根據保密原則,回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結

    公司重大會議接待人員禮儀要點

    在參加重大會議接待的時候,一般著裝、儀容和舉止是外在表現,它既反映了員工個人修養,又代表企業的形象。只有規范的儀表、舉止,才能給現場會與會人員留下良好的印象?,F結合現場會議接待需要,擬訂以下會議接待禮儀要點,請各所參與會議接待有關人員遵照執行。
    1、所有員工統一外著公司西服套裝工作服,男士內穿藍色襯衣工作服,女士內穿白色襯衣工作服,服裝應完好、無污漬,扣子齊全,不漏扣、錯扣。打好領帶,配穿皮鞋,上衣袋不裝東西,褲袋少裝東西,并做到不挽袖口和褲腳。
    2、上崗期間員工必須佩帶工作證牌,公司領導使用佩帶在左胸的證牌,公司其他員工使用掛在胸前的證牌
    3、男職工胡須應修剪整潔,頭發長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、,修飾文雅,且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(165范文網)生,上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物,避免口腔異味。
    4、接待時注意力集中,展現良好的精神狀態,無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正,抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力,步幅適當,節奏適宜。
    5、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等,實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時,要神態專注,表情自然,表達得體,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃動和抓耳撓腮。

    會議接待方案

    (一)會議接待方案的含義

    會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務的文案,屬于會議專題策劃方案,可以包含在會議總體方案中,也可以單獨擬寫,作為會議總體方案的附件。

    (二)會議接待方案的基本內容

    1.接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多,包括上級領導、政府官員、協辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等,有以政府代表團名義來訪的,也有聯合組團參加的,還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待,即接待的緣由、目的和意義。
    2.接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。
    3.接待規格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時,主辦方出面的人員的身份,以及主辦方安排的食宿標準等。
    4.接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯歡娛樂、票務、返離送別等方面。
    5.接待日程。寫明各項接待活動的日程安排。
    6.接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組,分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯系等工作。
    7.接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排,有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出,涉外會議活動還包括一定數量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。

    會議接待范圍

    一、【會議接待類別】:各科研機構、機關、學校,各培訓中心的學術研討會、筆會、論文發布會、各類培訓班;企業業務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會、行業研討會等各類型會議等

     二、【會議接待人數】:不限。
     三、【會議接待標準參考】:

    (1)會議酒店范圍:二星級酒店(★★),三星級酒店(★★★),四星級酒店(★★★★),五星級酒店(★★★★★)
    (2)會議室范圍:根據需要可提供5人至1000人的會議室或報告大廳。
    (3)會議用餐范圍:25元/人/天--180元/人/天,多種標準供選擇。
    (4)會議用車范圍:豐田面包車、依維柯、金龍中巴(大巴)、瑞典沃爾沃、韓國現代等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車,任你們選擇。
    (5)會議接站及用車:優惠價格提供會議期間用車服務。

    (6)會議票務:免費代訂往返程飛機票,代訂返程火車臥鋪票。

    (7)旅游考察安排:提供多條考察線路,優惠價格安排參會代表的會后考察活動。(8)會議娛樂及活動:協助會議期間的各項娛樂活動,回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議?。牐?br /> (9)會議禮品:向開會客戶調配優秀國語導游或優秀外語導游、翻譯等,做好會議禮品的解說與建議工作。(以上為一般性的會議范圍,具體的會議、會展、活動,具體建議,具體策劃、具體協商。)

    資料整理:杭州伍方會議服務有限公司

     

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