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    伍方會議-一站式會議服務、活動策劃執行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

    創新是辦會的不竭動力

    發布時間:2012-02-01   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

    近年來,隨著首都現代化建設事業的快速發展、2008年奧運會的籌辦和國際國內交往的不斷增加,在北京舉辦的大型會議活動日益增多,并呈現出規模大、規格高、政治性強、示范效應強、影響深遠等特點,高質高效高標準地做好大型會議活動的組織服務工作,是黨委辦公廳服務大局、推動大局的必然要求。新形勢下,創新是我們推動工作上臺階、上水平的強大動力。

    一、理念的創新

    以人為本,為會議活動參與者提供個性化、立體化服務。我們在提供組織服務時,堅持換位思考,從會議活動參與者的角度考慮需求,量身提供個性化服務,使服務對象滿意,保證會議活動效果。比如對領導的服務,要注意將服務延伸,提供詳盡的相關背景資料,在議程和環節的設計上考慮領導的習慣和便利等;對與會人員的服務,要使他們感受到尊重、方便,了解組織者的部署和意圖,積極主動地配合;對工作人員的服務,除提供必要的人力、物力支持外,還要充分體現人文關懷,為大家解決后顧之

    以公眾為導向,為新聞媒體和社會公眾提供服務。舉辦大型會議活動不是唱堂會、搞形式,而是要切實發揮其政治、經濟、文化風向標的作用,爭取廣大人民群眾對黨和國家政策和決策的理解和支持。由于參加活動的人數有限,大多數人只能通過電視、廣播、報紙、網絡等渠道來了解有關情況。媒體在公眾和活動現場之間搭起了橋梁,為媒體服務也是更好地為公眾服務。一方面,我們在會議活動籌備階段邀請新聞媒體提前介入,統籌考慮現場效果和新聞報道效果,為媒體提供機位、電力、照明等設施的便利,并根據其需要對某些環節進行調整。另一方面,我們站在公眾的角度考慮,采取什么形式、達到什么效果,才能得到群眾的理解和擁護。例如:我們在安排領導同志出席某重點工程開工典禮并慰問建設者代表的活動中,現場不鋪紅地毯、不請軍樂團、不擺鮮花、不搞列隊歡迎,力求自然、簡樸、隆重。一位市民在看完電視新聞后,致信市委說,通過這件小事看到了一屆求真務實、勤廉高效的政府,我們的政府與市民的距離更近了。

    以打造精品為目標,借鑒現代企業先進經驗,加強精細化管理?,F代企業管理中的全面質量管理、成本收益分析和精細化管理等經驗和做法,對大型會議活動組織服務工作也有很好的借鑒作用。工作中,我們按照設計產品說明書的要求來制訂工作預案,按照設計流水生產線的要求來細化流程,按照管理規?;a的要求進行統籌,確保每一個參與的工作人員都了解所有的環節和程序,通過規范化、標準化、精細化作業,把每一場會議和活動都打造成精品。有效避免了因工作人員經驗和能力上的差異導致工作質效出現差異的問題。

    二、細節的創新

    在信息化時代背景下,信息傳遞的速度越來越快、范圍越來越廣,各種工作在戰略層面和框架模式上越來越趨同。在這種情況下,大型會議活動組織服務工作的質量和水平更多地體現在對細節的把握和處理上,以及對現有工作方法的不斷優化和創新上。

    “千里之堤,潰于蟻穴”,從新高度認識細節。美國“哥倫比亞”號航天飛機失事,其直接誘因是外部燃料箱脫落的一小塊泡沫絕緣材料擊中飛機左翼造成的小裂紋。1972年,德國慕尼黑奧運會發生“黑九月事件”,11名以色列運動員遇害,原因是忽視了在其住地周圍采取安保措施。這些慘痛的教訓反復印證了一句話“細節決定成敗”。大型會議活動組織服務工作是一項復雜的系統工程,往往包含了成百上千個細節,某個環節或細節出現差錯就可能釀成嚴重后果或造成難以挽回的不良影響,對細節的重視必須提高到與戰略相同的高度。

    “工欲善其事,必先利其器”,用新方法捕捉細節。漁民為了捕捉江海里的魚蝦,編織了細密的魚網;科學家為了觀察微觀世界,發明了各種顯微鏡??梢娨氩蹲郊毠?,沒有得力的工具是不行的。大型會議活動組織服務工作包含眾多細節,這些細節彼此相互聯系、相互作用并依附于環節之上,如同圖書館里的圖書,雖看似雜亂但實際上是有綱有目、有種有屬、有輕有重、有緩有急的,只要方法得當,是可以捕捉的。

    編制預案時,通過“全過程預想法”來明確細節并進行統籌。首先以任務為導向進行推演,遵循由大到小、由簡到繁的順序“化整為零”,把活動從始至終分為若干大環節,每個大環節分為若干小環節,小環節再逐級細分直至枝端的細節。同時,充分考慮自然條件、政治環境、人為因素、社會矛盾等可能影響活動進行的外部因素,力求將所有細節一網打盡。然后以進程為主線進行整合,按照時間順序和邏輯順序“合零為整”,將分散的要素和環節銜接起來,形成周密細致的方案體系。
    具體實施時,針對不同類型會議活動的特點和規律,提前“踩點”摸清情況,加強對進展情況的控制和反饋,提高對關鍵細節的敏感性,對工作中暴露出來的任何細小的問題都不輕易放過,見一葉而知秋,窺一斑而知全豹,努力查找在統籌階段沒有考慮到的細節。

    “千里之行,始于足下”,用新機制落實細節。小學語文課本中有則寓言,講的是兄弟兩人看見一只大雁飛過,哥哥準備引弓射雁時,二人卻在吃法上起了爭執,等爭論平息而欲再射時,大雁已飛走了。盡管這則故事的初衷是告訴讀者做事要注意抓住時機,但同時也從另一個側面說明了抓好落實的重要性,如果做事僅停留在口頭和想法上,則只能是鏡花水月,空中樓閣。捕捉細節僅是明確了工作的重點和努力的方向,但更重要的是建立有效機制,把細節抓牢、抓實、銜接好。

    良好的溝通協調機制是加強協作、落實既定方案并應對突發情況的有效手段。在組織規格高、規模大、籌備周期長的大型會議活動時,通過建立暢通的信息傳遞渠道和指揮協調規則,加強橫向和縱向間的協調配合,相互提醒、相互補充、形成合力;通過實行集中辦公,有效消除中間環節和空間距離,確保信息指令快速傳遞;通過定期召開聯席會并編發會議紀要,通報工作進展情況,保證步調協調一致;通過編制指揮系統圖和工作人員通訊錄,為各部門明確職責、相互協調配合提供便利。

    完善的督促落實機制是確保各項準備工作抓細、抓實的重要手段。一是要細化工作方案,將任務分解落實到人,做到定崗、定人、定責;二是要細化工作流程,明確每項工作的啟動時間和完成時限,保證各環節有序銜接;三是要建立明確的獎懲激勵機制,保證督促落實的力度。通過編制“倒排期進度表”、“每日工作進度表”和“活動工作流程”,為各部門開展工作、把握進度提供依據;通過自查與督查相結合的方式,對未按要求完成的事項通過發送督查通知的方式進行督辦;通過提高落實的精度,力求消除所有不確定因素,確保各項工作齊頭并進、精確制導、緊密銜接。

    “天下大事,必做于細”,用新思維創新細節。創新的源頭在繼承,在于對以往經驗的不斷總結和升華,而起點則在細節,在于對細節人性化和精細化的改進。例如:在組織某次治喪活動時,出席的領導人數多、規格高、到達時間比較集中,為方便領導同志佩帶黑紗和白花,我們將使用別針的傳統方法改進為用環保型雙面膠的方法,只要輕輕一按就能將黑紗粘在衣服上而且不會留下污漬,既節省了時間又避免扎傷;在組織某次大型紀念活動時,我們把以往在主持人身后安排一位工作人員提醒的方式,改為在遠處用旗語進行提示的方式,保證了莊嚴肅穆的現場效果;為保證群眾代表列隊齊整,用不同顏色的不干膠貼紙在現場粘貼上萬個站位點,活動結束后將貼紙揭下,做到人去場凈;組織大型會議,在簽到時發放用彩色標注具體位置的座次圖,方便與會人員快速、準確地找到自己的位置;在文件袋上標明姓名、分組、會場、房號、就餐地點等相關信息,實現會務服務“一袋通”。這些細節看似微不足道,卻折射出思維的轉變、方法的創新和以人為本、爭創一流的理念。


    三、手段的創新


    在會議活動組織服務工作中,我們還注意大量引入現代科技手段。例如:使用無線集群通信系統為指揮協調提供通信支持,保證信息、指令及時傳達和相互溝通協調;使用繪圖軟件繪制現場立體、平面效果圖和工作部署圖,把圖紙研討和現場部署有機結合起來;利用計算機仿真模擬和專家評估相結合的方式對方案進行優化和論證等,極大地提高了工作效率和落實精度,同時還節省了大量的人力、物力和財力。 

    參考資料:http://wenku.baidu.com/view/efe4307302768e9951e738ec.html 

     

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