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    會議時間的策劃

    發布時間:2013-08-12   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

     

    伍方會議服務認為會議時間的策劃主要解決兩個問題:什么時間開會;會議時間的長短。

    (1)會議時間的策劃原則

    時機原則:選擇成熟時機舉行會議。會議的目的是為了解決問題,解決問題的世紀成熟與否是決定會議能否成功的因素。所選時間富有意義,能烘托會議的主題,時機成熟的會議應及時召開。

    合理原則:符合人的心理和生理規律,勞逸結合,利用推動工作,如周一與周五這兩天都緊貼每周例行的假日,與會者可能會受假日活動的影響,不容易集中注意力,因此不適合舉行會議;另外上午8:30—10:30,下午3:00—5:00是會議最可能取得高效率的時間段,午飯以后的時間是任何人都不容易懈怠的時間段。

    可操作性原則:根據行業特征或與會者的時間情況來恰當安排,盡量不要由于時間上安排不妥的問題而造成與會者的缺席。例如,每年的旅游交易會多安排在旅游淡季舉行。有重要領導參加的會議,需要特別注意協調領導人之間參加會議的時間,以免相互沖突。

    (2)會議時間的長短                      

    會議時間的長短需要從以下兩方面來考慮:

    一是實際需要。會議時間的長短應根據會議的實際需要來確定,主要考慮因素包括會議的各項議程是否能夠完成;會議的發言是否充分,與會者能否充分表達意見;是否需要留出一定的機動時間,以應不測。

    通常,會期在一天以上(含一天)的會議都包括很多儀式和社交活動,所以在會議長度上要給予較寬的時間安排。對會議具體長度的安排,要根據會議上所需議程和儀式等各項內容的多少來確定。

    二是會議的成本和效率。會議的時間越短,成本越低,效率越高。伍方會議服務經過多年的經驗會考慮到與會者的生理特點,一般會期超過一天的會議,必然需要安排成幾個小會,每個小會應該控制在一個小時以內,會議一旦超過了一個半小時,就會造成與會者的疲精神不集中以及抱怨,效率就會降低。

    資料整理:旭芳  

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