專業會議組織者

會議活動設計會議場地的選擇，會議室的布置，會議的宣傳營銷，各種繁雜的會議事務的安排，會議人員的接待、食宿、社交、娛樂、旅游、參觀、訪問、交通、展覽等活動的安排，伍方會議服務會與會議中心、會議賓館、餐館、旅行社、文化場所、交通公司、展覽公司、政府部門等很多企業和政府機構打交道，初次或不常做會議組織工作的人會感到很煩亂，而很多會議的發起者一生也不可能組織幾次會議，于是，就出現了專門幫助別人組織、操作會議、協調各種關系的人和機構。

一、專業會議組織者的定義

專業會議組織者的英文全稱是Professional Conference Organizer，縮寫是PCO，是指通過為客戶組織、經辦會議而獲取收入的專業的會議組織機構。

在歐美會展業發達的國家和地區，有比較多的PCO，很多社團、企業等機構在開會時已經習慣于聘請PCO來幫助他們安排、組織。

在中國，目前PCO已經出現并呈發展之勢。隨著對外開放的不斷深入，我國舉辦的會議也逐漸與國際接軌，會議主辦單位開始將會議的主要組織工作委托給PCO來運作，由PCO為會議提供全方位服務。會議主辦單位最缺少的是舉辦大型會議的經驗，PCO與會議主辦單位共同組織會議，容易使會議獲取成功。

但目前我國大多數PCO專業性尚不夠強，不能夠為會議提供全方位服務，而是停留在僅僅為會議安排住宿、餐飲和解決交通、旅游等旅游性質的服務，特別是缺乏運作國際會議的經驗、不了解國際會議的操作慣例，急需學習提高。

二、PCO的工作

PCO應能為會議提供全方面的服務，包括會議資金的籌集、通知編寫和發放、論文征集、注冊、組織附設展覽以及住宿、餐飲和旅游安排等工作。這樣的好處是會議主辦者可將會議只托給PCO一家來完成，既簡化了機構之間的相互關系，也極大地方便了參加會議的代表，如通過PCO一家，帶白哦就可完成注冊、賓館和旅游預訂的工作。由于我國的特殊國情，舉辦會議時的許多工作具有政府色彩，例如國際會議的審批手續和為國外代表辦理簽證等。PCO應有資格去完成這些工作，以減輕會議組織者的壓力。PCO還應與當地的政府機構包括公安、消防和海關等部門建立良好的關系，熟悉他們的要求，得到他們充分的支持。

概括起來，PCO在幫助社團組織、企業等機構安排、組織會議時，主要做以下一些工作。

1.會議的促銷宣傳、新聞報道工作；

2.各種印刷品的制作安排；

3.會議地點和會議場所的選擇；

4.會議住宿（賓館）的安排；

5.會議餐飲的安排；

6.會議預先注冊和現場注冊工作；

7.會議財務管理工作，包括會議預算、會議資金籌措、會議成本控制、會議現今管理等；

8.會議臨時員工的招聘和培訓、管理工作；

9.會議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排；

10.會議技術設備和人員的安排；

11.會議社會活動、學術訪問活動的安排；

12.會議旅行、游覽等活動的安排；

13.會議附設展覽活動的安排（包括國際會議國外參展商的展品報關等）；

14.幫助會議主辦機構進行國際會議的審批和申辦；

15.按我國外事規定協助參加國際會議的國外代表辦理入境簽證事宜；

16.協調、處理與當地政府機構包括公安、消防和海關等部門的關系；

……

三、PCO的收費方式

PCO幫助社團組織、企業等機構安排、組織會議是一種商業行為，其目的是獲取收入。PCO的收費方式有一下幾種。

1.包價式

即幫助運作、管理好一個會議一次性收取一筆費用（比如5萬元，不管參會者人數的多少。）

2.基本費+參會者人頭費

即幫助客戶完成ige會議，除了收取一筆基本費用（比如3萬元，一般比包價式低）外，再根據參會者人數每個人提取一定的費用（比如20元/人）。

3.參會者人頭費

即完全根據參會人數的多少每個人提取一定的費用（比如50元/人，一般比第二種收費方式中的人頭費要多），不再收取基本費。

4.按小時收費

即完全按照為社團或企業安排、組織會議的工作時間來收費（比如100元/小時），而不管參會者的多少，也不再收取基本費。

不管是按哪種方式收取會議費用，PCO事先都要和會議客戶協商一致，并列出收費時間表，即會議安排、組織工作進行到哪一階段收取會議費的百分比。

PCO除了按照上述四種方式中的某一種收取會議費用外，還可以從有關會議供應機構那里獲取一定的傭金作為正常收入的補充。例如，PCO把承接的某個會議安排在某個會議中心或會議賓館，伍方會議服務可能會從本次會議所獲得的收入中按比例（例如10%）提取一小部分作為給PCO的傭金，以表示對PCO把該會議放在該會議中心或會議賓館的酬謝。

資料整理：小燴