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    會議現場布置要注意的五點

    發布時間:2013-06-08   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

     

      布置會議場地,應考慮會議的性質及與會人數的多少。

      座位編排與會議成效的高低具有密切的關系。除了座位的安排之外,在布置場地時,伍方會議服務提醒仍須注意以下幾項:

      (1)應先決定準不準在會場吸煙。倘若準于吸煙,則應準備煙灰缸。倘若不準吸煙,則不能讓煙灰缸在會場中出現。此外,你最好能在會場中張貼不準吸煙的標志或文字。當與會人數眾多時,你也可以按實際需要,將座位區分為吸煙區及非吸煙區。

      (2)如與會者之間彼此并不熟悉,則應考慮是否事先準備姓名卡片。

      (3)準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可借用的基本工具。

      但要特別注意的是:幻燈機、投射機與放映機所投謝出來的文字或圖形,應讓全部與會者都能看清楚,而且它們應準備就緒以便隨時啟用。

      (4)除非是較長的會議,否則盡量不要提供茶點,以防與會者分心。

      (5)當議程甚短且無需作記錄時,可考慮采取站立的方式開會。

      現場控制是體現總協調人應變能力的一環,事實上,一個好的協調人會將工作做在前面:首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓,事前做一些排練。

      從伍方會議服務多次實踐來看,現場的突變往往是因為溝通不暢,考慮不周,以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次,要在事前準備好備選方案;再次,注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

     

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