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    如何做會議邀請

    發布時間:2012-07-29   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

        伍方會議服務相信不管是什么樣的會議或者展覽,主辦者都希望適宜的對象參加。而作為主辦者,邀請的方式非常重要。

         通常情況下,邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

        1、信息發布——有印刷品、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

        2、回執——對于主辦者來說,回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一?;貓淌盏胶?,通常需要統計(在這之前,需要提醒的是回執單的設計非常重要,應當是合理且圓滿的,應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出?;貓炭梢杂卸喾N形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可?;貓绦枰⒁獾氖?,如果會展課題允許,應該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等,如果回執清楚,那么對會展的有序安排會起到很大幫助。

        3、確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認,可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

    資料整理:伍方會議服務

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