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    伍方會議-一站式會議服務、活動策劃執行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

    會議安全問題-伍方經驗

    發布時間:2012-05-27   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

        在過去伍方服務過的那么多場會議過程中,會議安全問題也被多次質疑,發現客戶對這塊也越來越重視或者說現在一場會議的完美舉辦,跟會議安全問題離不開,防范于未然,這才是我們會議策劃者應該要做的。

    開會時出現問題該找誰?

    策劃會議時有諸多的緊迫任務,比如尋找價位適中的會議場所、選擇食物、通知與會者會議日程等。而會場應對突發事件的準備情況以及安全狀況則往往被忽略,無人問及。那么,發生下列情況該如何處理呢:你的液晶投影儀在會議室內被盜或者一名與會者在會議途中摔倒?很明顯,此時你需要知道該會議場所的安全結構。在和該場所的代表初次討論時,請不要忘了詢問安全問題和應急反應問題。你可能會大吃一驚:不同的會議場所的安全結構五花八門,各不相同。比如,大型場所(賓館,會議中心)通常設有保安科,有一名執勤人員和若干通過認證、可擔當救急第一人的大堂經理。但是在規模較小,位置偏僻的會議場館內內可能不存在上述部門或人員。

    你需要注意以下問題:
            在會議期間,那些訓練有素的“救急第一人”是否在會議場館內執勤?
            該場館是否有特定的部門(或程序)處理被盜物品?
            是否有發生緊急情況或者安全問題時的聯系點?
            你要熟悉“大堂經理”在很多賓館內,出現緊急情況和安全問題時,這里會是你的聯系點。
            根據會議的規模和性質,確定適合會議現場的安全級別和應急備戰級別。在郊區舉行的一個小型金融會議(100人以下)和在大城市的市中心舉行的一場3000人的運動會兩者的安全需要是不同的。如果你感到安全覆蓋面不夠,可以和場館人員討論是否能雇傭臨時保安或者應急人員。你會發現該場館愿意承擔這項費用,以便贏得這筆生意。
        預先把該問的問題問清楚,那么出現緊急情況或者安全問題時,你就會知道該怎樣做、該聯系誰,保證會議順利、成功地舉行。
    會議安全策劃應考慮哪些問題?
            如果你正在籌劃一場會議,會議地點遠離你所熟悉的自家辦公樓,那么你會面臨各種各樣的問題。應該考慮的問題之一是安全。安全不僅指個人保護,安全還包括會場人員應該知道的醫務知識和其他細節。
            這篇文章不可能為你一一解答所有的問題,也不可能告訴你這些額外安全措施會花去多大的成本。本文會讓你思考舉行會議的某些方面,鼓勵你和現場會議策劃人員開誠布公地討論你所擔心的問題。

    普通的安全問題
       現場的籌劃人員應該能夠提供給你消防信息,比如火災疏散通道和緊急醫療救助信息。這些信息都是作為公司的聯絡人員要具備、了解的。一旦你決定在某個場館舉行這次會議,你應該安排一次實地考察,讓現場的籌劃人員帶你看看會議室的地點,指給你公用電話、安全出口、樓梯和疏散通道的位置。很明顯,一旦發生事故,場館員工會幫助疏導與會人員,不過最好你本人能對這些信息了然于胸。

    詳細的安全問題
         有的會議場所聘用了會議策劃人員。選擇這些會場的好處之一是,策劃人員希望了解與會人員和會議本身的種種問題。策劃人員會和你討論這些細節,幫你謀劃解決你所擔心的那些問題。和他們討論時,切記要包括以下的問題:
        你是否邀請受眾人矚目的賓客與會,比如名人、貴賓和其他交際名流;
       是否有特殊客人需要保安陪同;
       賓客之中是否有人有健康問題,且會場需要知道這一情況;
       該會議是否是富有爭議的-是否可能引發政治或者宗教騷亂;
       你是否擔心會有人宣稱自己是應邀的與會人員,實際情況卻并非如此;
      是否有與會人員的朋友或家人對與會人員造成危險(比如圍追與會人員或者騷擾該與會人員);

    本次會議/活動是否是秘密的,是你不想讓別人知道的;

    你是否擔心會有糾察員出現或者會有人抗議本會的召開;
     你是否擔心可能會有人偷竊或者破壞貴重器材或者私人材料。            

    會議/活動的安全類型
         在考慮過上述問題后,現在你要決定是否需要特殊的安全措施。一天的會議結束后大部分會議場所會鎖好會議室,而且不論你在客房內還是外出,你都可以鎖好你的房門。盡管如此,因為某位特殊賓客或者因為本次會議的性質,你還必須要考慮是否應該采用額外的安全措施。你需要考慮的安全措施包括:
            為每位與會者制作身份證件;
            保安人員穿制服還是便裝;
            保鏢;
            會前安全檢查;
            處理擁擠問題的專門人員;
            個人保護裝置;
            為某些與會者制作雙向對講機;
            夜間器材看護;
            身份確認;
            門口監視器;
            安全攝像頭。
            希望你永遠不會為上述問題擔心。重要的是你要和現場的策劃人員討論這些問題,表達你對與會人員、對本次會議/活動或者會場本身的擔心。你至少要記住這幾點:
            只有當現場策劃人員知道你所擔心的問題時,他們才會提供幫助或者建議。
            與策劃人員保持頻繁的聯系,在活動之前或活動進行之中出現問題時,盡快提供給他們最新的信息。
            詢問策劃人員與會者的房間號碼,以免緊急情況出現時,你聯系不到在客房的與會者。
            如果你的賓客有健康問題,需要服藥,你一定要知道問題是什么(如果他們愿意告訴你的話),問一下與會者在出現問題時需要什么,這樣你就可以在必要的時候提供給他們。
            最后,伍方會議希望您記住這些僅僅是在您策劃會議時需要考慮的方面。一個精心籌劃的會議或者活動通常會順利進行。如果您正在讀這篇文章、正在思考這些問題,那么您就走對了路,您就有可能策劃一次井井有條的活動。

      

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