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    大力推動會展服務專業化精細化

    發布時間:2011-07-23   內容來源:杭州年會策劃公司 http://www.maxmilligan.com

            7月16日,第五屆中國(哈爾濱)青少年動漫周在哈爾濱國際會展體育中心拉開帷幕,其間將舉辦動漫競技、動漫藝術、動漫論壇、動漫旅游和動漫經貿5大板塊20項活動。 

            會展已經成為人們生活中很熟悉的一部分。今天,我們每年都少不了去參加一些展覽會、博覽會、服裝展示會、產品推介會等,會展廣告更是不斷進入我們的視野。參加過一些大大小小的會展之后,仔細想想,這些會展給我們的感受卻不盡相同。有些會展每屆總會有些變化,如科博會,主題報告等多場活動都給人新鮮的感覺,現場氣氛熱烈,好評如潮;而也有些會展內容單調,即使參加了幾次,似乎也沒有留下值得回味的內容。 
            會展已經成為展示新產品,發布行業發展新政策,促進經濟發展的重要形式。許多城市都把會展業的發展作為服務業發展的一個重要方面。如何辦好會展,已經不僅僅是會展業本身的問題。我們在參訪中感到,雖然每個人參加會展的目的會有不同,但是對于會展的評價標準卻往往傾向于服務。要想辦好會展,就必須盡心盡力為參展方和觀眾提供專業、全面的服務。 

            服務意識—— 

            會展成功的基礎 

            要想辦好會展,主辦方就得有非常強的服務意識。會展業屬于服務業范疇,舉辦會展是提供服務的過程,強烈的服務意識是辦好會展的基礎。一方面,主辦方要意識到服務應該覆蓋會展的各個環節,要貫穿會展始終,要從前期籌劃延伸到會展結束,服務的過程不中斷。盡管會展整個過程比較復雜、各項工作比較繁瑣,但是真誠服務的心態要始終保持。比如會展的前期策劃、會展禮儀服務、會展接待準備、會議和展覽會的現場服務、會展后續服務、會展中的餐飲接待服務、會展中的消防與醫療服務等。這些服務涉及專業多、門類廣,需要耐心、精心才能做好,才能為會展的順利舉辦提供保障。 





            另一方面,在強烈的服務意識指導下提供優質的現場服務?;A層面包括場地選擇、組織展覽和會議、展位布局設計等等,提供好的服務,需要做許多具體細致的工作。比如,今年的第109屆廣交會專門推出一項全新的在線服務——“展會服務指引”,成為新老與會客商關注的焦點。它作為“展館數字導航”的一部分,首次與廣交會客戶聯絡中心實現互通互聯,信息共享,匯聚廣交會現場各類服務資訊,并提供各類現場服務點的位置指引??蜕炭赏ㄟ^多種查詢模式查找各項常用服務的詳細指引,包括證件服務、展覽配件服務等;服務指引清晰全面地介紹了各項服務,同時提供實用鏈接、文件下載等支持,部分服務項目已實現在線預訂。再如,今年的第十三屆中國特許加盟展覽會在展覽會現場開通互動微博,主辦方和參展企業均可以隨時發布有關信息,加強與網絡觀眾的互動交流,吸引更多人的關注,為參展企業和投資者提供了更為現代化的、更及時的溝通洽談環境。這些都說明,主辦方在積極利用現有條件為會展參與各方提供力所能及的服務。 

            做好服務,品牌意識也很重要。對于會展業來說,品牌意味著較強的吸引力、較高的人氣,以及因此帶來的高附加值、高利潤、高市場占有率。有專家表示,如今的會展市場競爭實質上是品牌的競爭。而目前我國會展業的品牌意識還需要加強,尤其是涉及單一行業舉辦的展會,主題往往類似或雷同,在未來的競爭中,品牌較差的會展被淘汰出局。在創建品牌會展的思想激勵下,服務也會得到提升和深化。像廣交會、科博會、文博會等已經成為知名的品牌會展,在各方面保持了較高水準,主辦方延續著其銳意進取的傳統,仍積極創新,深化服務,這樣的會展必將越辦越有規模和影響。 

            專業—— 

            提升會展的關鍵 

            近些年來,會展在交流信息、拓展市場、樹立品牌、塑造形象等方面發揮著越來越重要的作用,正因為如此,各地也紛紛出臺政策措施,扶持會展業發展。但無論是哪個專業會展,都要給其所依托的行業企業提供有效的交流和合作的平臺。這是會展業存在和發展的基礎。中國貿促會會長萬季飛表示,目前有些會展活動缺乏創新,項目名稱、舉辦時間、客戶群體等雷同。從運營情況看,相當一部分會展活動規模小、效益差,求數量多于求質量。如果會展不能實現信息傳播的價值,它也就失去了存在的必要性。實現信息傳播價值是會展生存和發展的關鍵。 

            內容服務是評估專業展的重要因素之一,比如大部分的展覽會都有市場政策發布和行業市場宏觀走勢分析與專題論壇。行業活動的主題或者觀點,如果沒有新意,或者總是老面孔進行的老生常談,就會導致其他參與者失去興趣。 

            一個知名展覽會或者一次行業年會,從行業主管部門(如協會、商會)到產業鏈的各個環節聚集在一個地方,大量的行業信息也匯集在一起。在這些人流與信息流中,主辦方應千方百計組織有效的主題活動,使會展的各個參與方充分利用這個平臺和機會各取所需,取得預期的收獲,會展的平臺作用才能得以發揮。 

            以記者參加過多次的紡織會展為例,由于展示的產品多為面料、服裝等,如果知識產權保護工作做得不到位,很容易被剽竊,這不僅會對創作者造成損失,也會影響行業的進步。作為多個紡織會展的主辦單位之一,中國國際貿易促進委員會紡織行業分會非常重視會展服務中的這項工作,并將知識產權的調解與咨詢工作結合起來,不僅有效杜絕了展會上侵犯知識產權的現象發生,還對參展企業進行了知識產權法規的宣傳與教育。 

            要實現服務專業化,人才至關重要。萬季飛曾指出,長期以來,高水平會展人才的缺乏嚴重制約了我國會展經濟發展。而伴隨著我國大型會展日益增多,對相關人才的需求逐漸旺盛??傮w而言,所需的人才大致可以分為三類:第一類是專業的會議或會展組織者人才,包括策劃、現場管理、招展人才;第二類是場館管理人才和參展商方面的會展人才;第三類是服務人才,如翻譯、物流等。據介紹,2010年,由于世博會的推動,中國貿促會、上海世博局以及高等院校等機構通過專業研討、專題培訓、學歷教育等不同途徑,進一步加快了會展高級專業人才培養步伐,為我國會展業長期的健康可持續發展注入了新的活力。 

            會展是一種服務產品,服務水平代表了其質量高低,會展業的發展需要進一步完善辦展機制,創新招商招展模式,在推動會展服務專業化、精細化上下功夫。

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